|
|
BAKKER & BAKKER
accountants en adviseurs
Uw onderneming de baas
Voor het laatst bijgewerkt op: 19 oktober 2004
Inleiding
U bent ondernemer en uw bedrijf is een succes. Het moment breekt aan om een of meer
werknemers in dienst te nemen. Een mijlpaal. Maar ook een spannend moment want er komt het
nodige bij kijken.
Als ondernemer bent u degene die verantwoordelijk is om afspraken te maken met uw werknemers.
U geeft vorm en inhoud aan de samenwerking. Daarin bent u vrij, mits u rekening houdt met bepaalde
wetten en regels.
Deze pagina zet de belangrijkste regelgeving voor de (startende) werkgever op een rij. Een
wegwijzer waarmee u stapsgewijs alle belangrijke aspecten van het werkgever-zijn onder de
loep kunt nemen. Een goed startpunt om grip te krijgen en te houden op de volgende stap:
het werkgeverschap.
Inhoudsopgave
Wat moet er in een arbeidsovereenkomst staan?
Wanneer u iemand in dienst neemt die tegen een afgesproken loon werk voor u verricht,
dan is er sprake van een individuele arbeidsovereenkomst. Maakt u daarin geen afspraken
over de duur van het dienstverband, dan gaat het om een dienstverband voor onbepaalde tijd. Maakt u
wel zo'n afspraak, dan ontstaat een dienstverband voor bepaalde tijd. U bent bij de
werknemer verplicht een afspraak te maken: u sluit een contract voor bepaalde tijd of voor
onbepaalde tijd.
U bent verplicht om in elke arbeidsovereenkomst de volgende zaken te noteren:
- naam en woonplaats van werkgever en werknemer;
- de functie van de werknemer en/of aard van de werkzaamheden;
- de standplaats(en) van de werknemer;
- het moment van indiensttreding;
- de aard van het dienstverband (bepaalde of onbepaalde tijd);
- de eventuele proeftijd en de opzegtermijn;
- de werktijden;
- het brutoloon;
- het aantal vakantiedagen;
- de eventuele pensioenregeling;
- het eventuele van toepassing zijn van een Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO).
Zowel u als uw werknemer dienen de arbeidsovereenkomst te ondertekenen.
Begin
Wat zijn de regels rond contracten voor bepaalde en onbepaalde tijd?
Volgens de wet mag u met uw werknemer meer tijdelijke arbeidsovereenkomsten aangaan, maar
niet onbeperkt. In de volgende twee situaties gaat een tijdelijk dienstverband automatisch
over in een dienstverband voor onbepaalde tijd:
1. Na drie opeenvolgende tijdelijke arbeidsovereenkomsten met onderbrekingen niet
langer dan drie maanden is het vierde tijdelijke contract automatisch een dienstverband
voor onbepaalde tijd.
2. Als u met uw werknemer een aantal tijdelijke arbeidscontracten afsluit met onderbrekingen
niet langer dan drie maanden en deze contracten duren samen langer dan 36 maanden,
ontstaat eveneens een dienstverband voor onbepaalde tijd.
Als u de arbeidskracht eerst via een uitzendbureau in uw bedrijf hebt laten werken, dan moet u die
periode(s) meetellen voor het aantal tijdelijke contracten en de limiet van 36 maanden.
Voor bovenstaande geldt dat in een CAO andere afspraken kunnen zijn vastgelegd. In dat geval
moet u met die afspraken rekening houden.
Begin
Wat zijn de regels omtrent het afsluiten van een proeftijd?
U bent het niet verplicht, maar u mag een proeftijd afsluiten met uw werknemer.
De afspraken dient u schriftelijk vast te leggen in de arbeidsovereenkomst. De volgens de
wet toegestane lengte van de proefperiode varieert afhankelijk van het soort dienstverband
dat u aangaat met uw werknemer:
De proeftijd mag maximaal 1 maand duren bij:
- een tijdelijk contract voor een periode van minder dan twee jaar;
- een tijdelijk contract waarbij geen einddatum wordt afgesproken.
De proeftijd mag maximaal 2 maanden duren bij:
- een tijdelijk contract voor twee jaar of langer;
- een vast dienstverband.
Veel CAO's bevatten afspraken over de proeftijd!
Begin
Wie mag u wel en niet in dienst nemen?
Bij het in dienst nemen van een werknemer geldt een aantal (internationale) wetten en verdragen.
Ook moet u met de volgende aspecten rekening houden.
Gelijke behandeling
De Nederlandse en internationale wetgeving regelt dat u mensen in gelijke omstandigheden niet
ongelijk mag behandelen. Dit geldt uiteraard ook bij werving en selectie van medewerkers. Zaken als
geslacht, leeftijd, ras, burgerlijke staat en geloofsovertuiging mogen niet meewegen bij het aanstellen
van werknemers. Een ander voorbeeld is de arbeidsduur: in gelijke werkomstandigheden moet u uw werknemers
een gelijk uurloon uitbetalen, ongeacht het aantal uren dat zij werken.
Identificatieplicht
Bij indiensttreding moet de werknemer een geldig legitimatiebewijs kunnen tonen. Dit vloeit voort uit de
wet identificatieplicht. Geldige identiteitsbewijzen bij indiensttreding zijn een paspoort uit de Europese Unie,
een Europese identiteitskaart, een toeristenkaart, een verblijfsdocument, een niet-Nederlands paspoort dat
een verblijfsvergunning bevat en een vreemdelingendocument. Niet geldig is een rijbewijs.
Kinder- en jeugdarbeid
Voor kinderen tot 16 jaar geldt een arbeidsverbod. Zij mogen alleen bij uitzondering en onder strikte
voorwaarden werken. Voor jongeren van 16 en 17 jaar gelden speciale regels. Het is van belang dat deze voorwaarden
en regels goed worden nageleefd, ook in geval met de wettelijke aansprakelijkheid bij ongevallen.
Arbeid door niet-Nederlanders
In Nederland geldt een verbod op illegaal werk. De Arbeidsinspectie voert hier controles op uit. U mag
uitsluitend een arbeidsovereenkomst aangaan met:
- werknemers uit Nederland, andere landen van de Europese Unie, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein;
- werknemers afkomstig uit landen buiten de Europese Unie, uitsluitend als u in het bezit bent van
een tewerkstellingsvergunning die u kunt aanvragen bij het Arbeidsbureau;
- vreemdelingen met een verblijfsdocument waarop de aantekening "Arbeid is vrij toegestaan" staat
vermeld.
Begin
Mag u een medische keuring laten uitvoeren?
Tijdens een sollicitatieprocedure is een medische keuring niet toegestaan. Ook mag u geen vragen stellen
over de gezondheid of het ziekteverzuim in het verleden. Hiermee voorkomt de wet dat u 'de gezondste kandidaat" selecteert.
Een medische keuring mag wel na afloop van de sollicitatieprocedure, maar alleen als het werk bijzonder eisen
stelt aan de medische geschiktheid en dan nog alleen om te beoordelen of de werknemer aan die eisen voldoet. U dient
een dergelijke keuring te laten uitvoeren door een arts van een Arbodienst waarbij uw bedrijf is aangesloten
of zich gaat aansluiten.
Begin
Hoe kan de arbeidsovereenkomst eindigen?
De arbeidsovereenkomst met uw werknemer kan op de volgende manieren eindigen:
- met instemming van u en de werknemer (wederzijds goedvinden);
- u laat het tijdelijk arbeidscontract aflopen en verlengt het niet;
- uw werknemer neemt zelf ontslag met inachtneming van de opzegtermijn;
- u ontslaat de werknemer tijdens de proeftijd.
Als u de arbeidsovereenkomst op een andere wijze wilt beëindigen, heeft u voorafgaand toestemming
nodig van de Regionaal Directeur Arbeidsvoorziening (RDA), tenzij
- het dienstverband eindigt door ontbinding van de arbeidsovereenkomst door de kantonrechter;
- u uw werknemer op staande voet ontslaat wegens een dringende reden.
Ontslag op staande voet is riskant omdat uw werknemer de 'dringende reden' kan betwisten en doorbetaling
van loon kan eisen bij de kantonrechter. Het is verstandig om in dergelijke situaties eerst juridisch advies
in te winnen.
Begin
Waar moet u op letten bij de betaling van loon?
U maakt zelf afspraken met uw werknemer over de hoogte van het brutoloon maar bent daarbij gebonden
aan hetgeen de wet of de CAO waar u onder valt, voorschrijft. CAO's bevatten niet alleen afspraken over de
normale beloning maar ook over toeslagen als overwerk. De Wet bepaalt dat iedere werknemer recht heeft op
ten minste het wettelijk minimum (jeugd)loon.
Begin
Bent u verplicht loon door te betalen bij ziekte?
Ja! De wet schrijft voor dat u in geval van ziekte van uw werknemer twee jaar lang ten minste 70% van het
loon doorbetaalt. In veel CAO's is echter bepaald dat u 100% van het loon moet doorbetalen. Het bedrag
dat u doorbetaalt mag niet lager zijn dan het geldend wettelijk minimumloon.
Het doorbetalen van loon geldt ook als de werkgever geen schuld heeft aan de ziekte, zoals bij sportblessures.
Als werkgever kunt u zich verzekeren tegen het risico van ziekteverzuim. Als u zich, als startend werkgever,
aanmeldt binnen 2 maanden nadat u personeel in dienst heeft genomen, wordt er geen informatie ingewonnen over
de gezondheidstoestand van de werknemer(s).
Uiteraard kunt u zich verzekeren tegen de kosten die zijn ontstaan bij de doorbetalingsplicht van het loon bij
ziekte. Uw verzekeringsadviseur kan u hierbij verder van dienst zijn.
Begin
Wat spreekt u af over de arbeidstijden?
U maakt met uw werknemer afspraken over de arbeidsduur (het totale aantal uren dat de werknemer per
week werkt) en de arbeidstijden. Bij deze afspraken bent u gebonden aan de Arbeidstijdenwet. Deze bevat
een dubbele normering: in principe gelden de normen van de standaardregeling. In deze regeling geldt een
werkdag van maximaal 9 uren en een werkweek van maximaal 45 uren. Voor 13 weken geldt een maximum van 520 uren
(gemiddeld 40 uren per week).
Van deze normering mag alleen worden afgeweken op basis van een collectieve regeling die tot stand
komt op grond van de CAO, afspraken met het medezeggenschapsorgaan of afspraken met een personeelsvertegenwoordiger.
De normering van de wettelijke overlegregeling geeft de uiterste grenzen aan waarbinnen die afspraken kunnen
worden gemaakt. De overlegregeling geeft aan dat maximaal 10 uren per dienst gewerkt mag worden. Voor 13
weken geldt een maximum van 585 uren.
Overwerk is toegestaan maar daarbij bent u gebonden aan de grenzen die de Arbeidstijdenwet stelt. Dit
geldt ook voor nachtarbeid en arbeid op zondag.
Het arbeidstijdenbesluit, dat uit de Arbeidstijdenwet voortvloeit, bepaalt dat voor specifieke sectoren
en werksituaties afwijkingen kunnen gelden.
Begin
Hoe zit het met vakantiedagen en vakantiegeld?
Uw werknemer heeft recht op vakantiedagen. Het wettelijk minimum hierbij is vier maal het aantal gewerkte
dagen per week. Een CAO bepaling kan voorzien in een groter aantal vakantiedagen.
Tijdens de vakantiedagen betaalt u het salaris door. Bovendien heeft uw werknemer recht op vakantiegeld ter
hoogte van 8 procent van het brutoloon.
Begin
Met welke verlofregelingen voor bijzondere situaties kunt u te maken krijgen?
Zwangerschaps- en bevallingsverlof
Een vrouwelijke werknemer heeft recht op 16 weken doorbetaling van loon bij zwangerschap en bevalling.
De verlofperiode begint 4 à 6 weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum. Als werkgever krijgt u de kosten
van het brutoloon (tot het maximale dagloon) vergoed.
Verlof in spoedeisende situaties
Uw werknemer heeft recht op tijdelijk betaald verlof in spoedeisende situaties. De verlofperiode kan duren
van enkele uren tot enkele dagen.
Als werkgever moet u een redelijk verzoek altijd toekennen, al heeft u in sommige gevallen het recht om
het verlof te beschouwen als vakantiedagen. Maak hierover goede afspraken met uw werknemer.
Ouderschapsverlof
Ouderschapsverlof is tijdelijk onbetaald verlof om voor de kinderen te kunnen zorgen. U maakt zelf afspraken
met uw werknemer over de vorm van het verlof. De duur van het verlof hangt af van de omvang van het
dienstverband, gerekend over 13 weken. Bij een dienstverband van bijvoorbeeld 36 uren per week, heeft uw
werknemer recht op 13 x 36 = 468 uren ouderschapsverlof.
Bij ouderschapsverlof geldt een aantal wettelijke beperkingen. Zo heeft uw werknemer er alleen recht op
als hij/zij langer dan een jaar bij u in dienst is. Ook geldt het verlof uitsluitend voor de verzorging
van kinderen jonger dan 8 jaar.
Loopbaanonderbreking voor studie of zorgzaken
De Wet financiering loopbaanonderbreking biedt uw werknemer de mogelijkheid verlof te nemen voor een
studie of het verrichten van zorgtaken, en hiervoor een vergoeding te ontvangen van de overheid. Over het
opnemen van een dergelijk verlof moet u afspraken maken met uw werknemer.
Begin
Hoe regelt u het pensioen van uw werknemer?
In principe maakt u als werkgever zelf afspraken met uw werknemer over een eventuele pensioenregeling. U
bent hiertoe niet wettelijk verplicht. In de praktijk geldt echter voor veel sectoren een verplichting
ten aanzien van het regelen van pensioen.
De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kan werkgevers verplichten tot deelname aan een dergelijk
bedrijfstakpensioenfonds. Indien uw bedrijf valt onder zo'n verplicht gesteld fonds, dan bent u verplicht
uw werknemer aan te melden. Het fonds bepaalt ook hoeveel premie u moet afdragen en welk deel daarvan u
mag inhouden op het loon van uw werknemer.
Begin
Hoe maakt u afspraken over secundaire arbeidsvoorwaarden?
U maakt zelf afspraken met uw werknemer over secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van reiskosten
van woon/werk-verkeer, de kosten van studie en scholing, de kosten van bedrijfskleding, de kosten van
kinderopvang en een spaarloonregeling.
Controleer altijd of de CAO iets regelt ten aanzien van deze zaken. Bovendien hebben secundaire arbeidsvoorwaarden
bijna altijd fiscale gevolgen.
Begin
Hoe regelt u de werknemersverzekeringen?
De ziektewet (ZW), de Werkloosheidswet (WW) en de Wet op de Arbeidsongeschiktheid (WAO) zijn werknemersverzekeringen.
Als werkgever draagt u premies voor deze verzekeringen af aan een van de uitvoeringsinstellingen (uvi). Voor de ziektewet
bestaat geen aparte premie. Deze is verwerkt in die voor de Werkloosheidswet.
De UWV (uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen) verstrekt u informatie omtrent de hoogte van de premies
die voor uw bedrijfstak gelden. U bent verplicht om een nieuwe werknemer binnen een maand na indiensttreding aan te melden
bij de UWV. Deze zendt u de benodigde informatie en formulieren toe en komt bij u langs om u verder te
informeren.
Als werkgever betaalt u de volledige WAO premie voor uw werknemer. De hoogte van de premie hangt af van het
arbeidsongeschiktheidsrisico in uw bedrijf. Bij de overige verzekeringen betaalt de werknemer mee. U houdt
hiervoor een percentage van het loon in en draagt dit af.
De ziekenfondswet valt onder de verantwoordelijkheid van de ziekenfondsen. Wanneer uw werknemer een vast bruto-
jaarloon verdient dat hoger is dan € 32.600 (loongrens 2004), dan is hij/zij ziekenfonds-verzekerd. De
werknemer meldt u bij welk ziekenfonds hij/zij is ingeschreven of zich wil laten inschrijven. Als werkgever
informeert u in de eerste week van indiensttreding het ziekenfonds met een formulier te bestellen bij de ziekenfondsen.
Afhankelijk van de bedrijfstak waarin u werkzaam bent, kunnen er nog andere verzekeringen zijn als pensioen, vut
bijdragen voor opleidingsfondsen en het wao gat.
Begin
Welke belastingen dient u als werkgever te betalen?
De wet verplicht u als werkgever loonbelasting en volksverzekeringen in te houden en af te dragen aan de
Belastingdienst. U dient u werknemer schriftelijk aan te melden bij de Belastingdienst. Deze zendt u de
benodigde papieren, waaronder een loonbelastingverklaring die uw werknemer moet invullen. U krijgt een
loonbelastingnummer toegewezen.
Voor wat betreft de in te houden en af te dragen werknemersverzekeringen verwijzen wij u naar de vorige vraag.
Begin
Regelingen voor het verlagen van de loonkosten
De overheid biedt u als werkgever de wettelijke mogelijkheid om in specifieke situaties uw loonkosten
te verlagen.
De Wet (re)integratie arbeidsgehandicapten maakt het u als werkgever aantrekkelijker om arbeidsgehandicapten
in dienst te nemen. Zo vervalt bijvoorbeeld gedurende de eerste vijf jaar uw verplichting tot het doorbetalen
van loon bij ziekte: de uwv (Uitvoeringsinstituur werknemersverzekeringen) neemt deze betalingsplicht over. Bovendien ontvangt u
een korting op de te betalen WAO premie. De wet regelt ook speciale budgetten waarop u
als werkgever aanspraak kunt doen voor bijvoorbeeld aanpassingen in uw bedrijf, die het een arbeidsgehandicapte
mogelijk maken om bij u te werken.
De kortingsregeling op de WAO basispremie voor ouderen maakt het u als werkgever aantrekkelijker om een oudere werknemer in dienst
te nemen. Voor werknemers die 54,5 jaar of ouder zijn, hoeft u geen WAO-basispremie te betalen. Voor werknemers die bij
indiensttreding 50 jaar of ouder zijn, hoeft u eveneens geen WAO-basispremie te betalen.
De Wet Afdrachtvermindering loonbelasting en premies volksverzekeringen maakt het mogelijk om voor bepaalde
groepen werknemers een vermindering van de loonbelasting en premies volksverzekeringen te krijgen. Voor u
als werkgever zijn de belangrijkste mogelijkheden:
- de afdrachtvermindering lage lonen, van toepassing op een werknemer van 23 jaar of ouder die minder verdient dan
130% van het wettelijk minimum loon bij een werkweek van 36 uren;
- de afdrachtvermindering langdurige werklozen (niet meer toe te passen voor werknemers die na 31-12-2002 bij u in
dienst zijn getreden);
- de afdrachtvermindering kinderopvang, tot maximaal 50% van de kosten.
Waar moet u zich aanmelden?
U moet zich bij de volgende instanties aanmelden:
- de Belastingdienst Ondernemingen
(voor werkgevers die onder de regio Groningen vallen: telefoonnummer 050-3654444)
- de UWV (uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen), afhankelijk van de aard van uw onderneming.
Enkele telefoonnummers:
| Cadans | 030-2453911 | Detailhandel, verzorgende beroepen |
| GUO | 079-3636535 | Vlees- en pluimveeverwerking |
| GAK | 020-6879111 | Het merendeel van de bedrijven |
- volgens de wet bent u verplicht zich aan te melden bij een Arbodienst;
- afhankelijk van uw bedrijfstak, moet u zich bij een pensioenfonds aanmelden. Meer
informatie hierover kunt u bij de UWV ontvangen;
- u bent het niet verplicht maar het is verstandig voor het geval uw personeel ziek
wordt en u loon moet doorbetalen voor niet gewerkte dagen, een vrijwillige ziekengeldverzekering
af te sluiten bij een verzekeraar.
Wat kunnen wij voor u betekenen?
In het kort gezegd kunnen wij het volledige traject van het opmaken van een arbeidsovereenkomst tot en met het
uitvoeren van de bruto-netto loonberekeningen voor u verzorgen.
Een greep uit de ruime dienstverlening op het gebied van salarisadministratie:
- Wij verzorgen het aan- en afmelden van werknemers bij de UWV;
- wij maken periodieke bruto-netto loonberekeningen waarbij u in tweevoud de loonstrookjes van ons ontvangt;
- wij stellen arbeidsovereenkomsten op;
- indien u dit wenst, verstrekken wij aanvullende overzichten als kostprijsberekeningen en journaalposten
aan de hand waarvan u de kosten in uw administratie kunt boeken;
- wij verrichten loonbelasting- en UWV aangiften;
- het ziek- en hersteldmelden van werknemers bij uw ziekengeld-verzekeraar en arbodienst behoort ook
tot onze dienstverlening;
- uiteraard verstrekken wij aan het einde van het jaar uw werknemers een jaaropgave en worden de
belastingdienst en UWV voorzien van de verplichte opgaven.
Wilt u gebruik maken van onze dienstverlening, zend dan een mail naar ons of neem contact op met
Frank Bakker, telefoon 0599-612115.
Wij verwijzen u ook naar onze checklist voor starters.
Home
|
Links en zoeken
Contactgegevens
Disclaimer